资金的内部管理(建制篇)(八)

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  办理会计工作交接的基本程序如下:

  (1)交接前的准备工作。会计人员在办理会计工作交接前,必须做好以下准备工作:①已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的应当填制完毕。②尚未登记的账目应当登记完毕,结出余额,并在最后一笔余额后加盖经办人印章。③整理好应该移交的各项资料,对未了事项和遗留问题要写出书面说明材料。④编制移交清册,列明应该移交的会计凭证、会计账簿、财务会计报告、公章、现金、有价证券、支票薄、发票、文件、其他会计资料和物品等内容;实行会计电算化的单位,从事该项工作的移交人员应在移交清册上列明会计软件及密码、会计软件数据盘、磁带等内容。⑤会计机构负责人(会计主管人员)移交时,应将财务会计工作、重大财务收支问题和会计人员的情况等向接替人员介绍清楚。

  (2)移交点收。移交人员离职前,必须将本人经管的会计工作,在规定的期限内,全部向接管人员移交清楚。接管人员应认真按照移交清册逐项点收。具体要求是:①现金要根据会计账簿记录余额进行当面点交,不得短缺,接替人员发现不一致或“白条抵库”现象时,移交人员在规定期限内负责查清处理。②有价证券的数量要与会计账簿记录一致,有价证券面额与发行价不一致时,按照会计账簿余额交接。③会计凭证、会计帐簿、财务会计报告和其他会计资料必须完整无缺,不得遗漏。如有短缺,必须查清原因,并在移交清册中加以说明,由移交人负责。④银行存款账户余额要与银行对涨单核对相符,如有未达账项,应编制银行存款余额调节表调节相符;各种财产物资和债权债务的明细账户余额,要与总账有关账户的余额核对相符;对重要实物要实地盘点,对余额较大的往来账户要与往来单位、个人核对。⑤公章、收据、空白支票、发票、科目印章以及其他物品等必须交接清楚。⑥实行会计电算化的单位,交接双方应在电子计算机上对有关数据进行实际操作,确认有关数字正确无误后,方可交接。

  (3)专人负责监交。为了明确责任,会计人员办理工作交接时,必须有专人负责监交。通过监交,保证双方都按照国家有关规定认真办理交接手续,防止流于形式,保证会计工作不因人员变动而受影响;保证交接双方处在平等的法律地位上享有权利和承担义务,不允许任何一方以大压小,以强凌弱,或采取非法手段进行威胁。移交清册应当经过监交人员审查和签名、盖章,作为交接双方明确责任的证件。对监交的具体要求是:①一般会计人员办理交接手续,由会计机构负责人(会计主管人员)监交。②会计机构负责人(会计主管人员)办理交接手续,由单位负责人监交,必要时主管单位可以派人会同监交。所谓必要时由主管部门派人会同监交,是指有些交接需要主管单位监交或者主管单位认为需要参与监交。通常有三种情况:一是所属单位负责人不能监交,需要由主管单位派人代表主管单位监交。如因单位撤并而办理交接手续等。二是所属单位负责人不能尽快监交,需要由主管单位派人督促监交。如主管单位责成所属单位撤换不合格的会计机构负责人(会计主管人员),所属单位负责人却以种种借口拖延不办交接手续时,主管单位就应派人督促会同监交等。三是不宜由所属单位负责人单独监交,而需要主管单位会同监交。如所属单位负责人与办理交接手续的会计机构负责人(会计主管人员)有矛盾,交接时需要主管单位派人会同监交,以防可能发生单位负责人借机刁难等。此外,主管单位认为交接中存在某种问题需要派人监交时,也可派人会同监交。

  (4)交接后的有关事宜:①会计工作交接完毕后,交接双方和监交人在移交清册上签名或盖章,并应在移交清册上注明:单位名称,交接日期,交接双方和监交人的职务、姓名,移交清册页数以及需要说明的问题和意见等。②接管人员应继续使用移交前的账簿,不得擅自另立账簿,以保证会计记录前后衔接,内容完整。③移交清册一般应填制一式三份,交接双方各执一份,存档一份。

  

  《会计基础工作规范》第三十五条规定:移交人员对移交的会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料的合法性、真实性承担法律责任。这就是说如果移交人员所移交的会计资料是在其经办会计工作期间内发生的,那么他就应当对这些会计资料的合法性、真实性负责,即使接替人员在交接时因疏忽没有发现所接会计资料在合法性、真实性方面的问题,如事后发现,也应由原移交人员负责,原移交人员不应以会计资料已经交接而推卸责任;如果所发现的会计资料真实性、合法性方面的问题不在原移交人员的经办期间发生,而是在其后,则不应有原移交人员承担责任,而应有接管人员承担责任。

  会计交接是一项严肃认真的工作,这不仅涉及到会计工作的连续性,而且关系到有关人员的法律责任。因此要求交接双方和监交人员以及其他的相关人员,必须认真对待,不得敷衍了事,马虎应付。

  

  内部会计控制是单位为加强对会计工作的有效管理而制订的各种组织、分工、程序、方法、标准、守则和规程等。它由一系列具体的控制环节和控制措施组成的,其基本目的在于保证会计信息的真实可靠性,保护企业财产的安全完整性。

  制订内部会计控制时,一般要考虑以下要求:

  第一,各项经济业务均需按管理部门的授权进行;

  第二,所有发生的经济业务都应及时作出相应的会计记录;

  第三,未经管理部门授权,任何人都不得擅自动用企业的资产;

  第四,应该定期或不定期地进行财务检查,发现问题,及时处理。

  内部会计控制主要包括货币资金控制、销售与收款控制、采购与付款控制、仓储管理控制、固定资产控制、成本与费用控制、投资控制、筹资控制等。

  

  货币资金内部控制通常包括支付程序、现金管理、银行存款与支票管理、监督检查等内容。

  (1)支付程序。应该要求单位内部各部门必须按照下列程序办理货币资金支付业务:①支付申请。单位有关部门或个人用款时,应当提前向审批人提交货币资金支付申请,注明使用人、款项的用途、金额、用款日期、支付方式等内容,并附有效相关文件(如经济合同副本、可行性研究报告、董事会决议、会议通知等)。 ②支付审批。审批人应根据其职责、权限对支付申请进行审批。对不符合规定的货币资金支付申请,审批人应当拒绝批准。 ③支付复核。财务部应当对批准后的货币资金支付申请进行复核,复核货币资金支付申请的批准范围、权限是否正确,手续及相关文件是否齐备,支付方式、支付单位是否妥当等。复核无误后,交由出纳人员办理支付手续。 ④办理支付。出纳人员应当根据复核无误的支付申请,按规定办理货币资金支付手续,及时登记相关账簿。

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