手把手教您改错账

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  做为一名财会人员,谨慎的工作态度是做好会计工作的前提,但是填制会计凭证或登记账簿时由于疏忽会偶尔发生一些差错,对产生的这些差错,如何查找并更正呢?我们通过以下几方面的介绍,帮您完善会计工作。

  

  形成错账的原因是多方面的,财会人员可以从以下几个方面来查找错账类型:

  1.重记或漏记账户查找。科目是在登记账簿时,将记账凭证的双方重记或漏记,或者只登记一方,重记或只记另一方。其查找方法是:首先检查总账,将记账记录的账户金额分别加总与总账核对,以确定“标准账户”。然后,再与日记账进行核对。如果日记账发生重记或漏记,则其增减发生额会与总账的增减发生额不符;如果日记账发生额大于总账,说明日记账发生重记,相反则为漏记。最后,还应根据总账与日记账的差额,在账簿或记账凭证中查找与此相同的数额,如果有,即为重记或漏记数。

  2.记反账户方向的查找方法。记反方向,指应该记到增加方的数字,记入了减少方,或者相反。这种错账往往在登账时登错了栏次。由于记账方向的错误,就会使账户的一方合计数加大,另一方合计数减少,这就使变动前后双方都产生了差数。这个差数就是数字的“2”倍。因此,把这个差数用“2”除,所得的商就是记错方向的数字。

  3.记账笔误的查找方法。

  ①数字错位的查找方法。数字错位,就是把数字的位数记错,错账金额能被9整除,则商为记错位的数字。然后,在账内查找此数,将商放大10倍或缩小10倍。

  ②数字颠倒的查找方法。数字颠倒就是把数字中的前后两个数字书写颠倒。例如,把58写成85,将颠倒的两位数之间的差额27除以“9”,商为“3”,就是记颠倒后两位数字的差额。

  ③写错或写掉角、分尾数的查找方法。写错或写掉角、分尾数就是在记账过程中,把带有角、分的尾数丢掉或写错,查找方法需要与原始凭证逐一核对。

 

  由于形成差错的性质不同,发现的时间有先有后,所以采用的更正方法也有所不同。应根据不同的错账情况,分别采用划线更正法、红字冲销法和补充登记法等不同方法加以更正。

  1.划线更正法。

  是指用划线来更正的方法。这种方法适应于记账后结账前,如果发现账簿记录有错误,而记账凭证无错误,既纯属笔误造成登账时文字或数字出现的错误,应用划线更正法进行更正。

  具体做法是,先将错误的文字或数字全部用红线予以划销;然后在划线上方用蓝字填写正确的记录;更正后经办人应在划线的一端盖章以明确责任。划线更正时应注意以下几个问题:在划线时,如果是文字错误,可只划错误部分,如果是数字错误,应将全部数字划销不得只划错误数字。划线时必须注意使原来的错误字迹仍可辨认。

  2.红字冲销法。

  红字更正法是用红字冲销或冲减原记录数,以更正或调整账簿差错记录的一种方法。这种方法适应于记账后发现由于记账凭证错误而导致记账错误的情况。红字记录表示对原记录的冲减。

  具体更正操作方法是:例如记账依据的记账凭证中应借应贷的方向、科目或金额有错误,导致账簿记录错误。首先用红字填写一张与原凭证相同的记账凭证,在摘要中注明注销××凭证,并用红字金额登记入帐,以冲销原来的账簿记录,然后再用蓝字填写一张正确的会计凭证,并据以登记入账。应用红字冲销法是为了正确反映账簿中的发生额和科目对应关系。

  例1:张芳出差,借差旅费4000元,开出现金支票支付。记账时本应贷记“银行存款”科目,却误记“现金”科目,并已登记入账。其更正方法如下:

  ①用红字金额填制一张与原错误分录相同的记账凭证,分录如下:

  借:其他应收款——张芳 4000

   贷:现金 4000

  ②用蓝字填制一张正确记账凭证,其分录如下:

  借:其他应收款——张芳 4000

   贷:银行存款 4000

  有时,根据记账凭证分别记入有关科目并无错误,但所填的金额大于应填的金额时,也可按照正确数字与错误数字的差额用红字金额填制一张记账凭证,据以登记入账,以冲销多记金额,并在账簿摘要栏注明“注销×年×月×号凭证多记金额”。

  例2:销售商品一批,收到购货方开出并承兑的商业汇票2500元,作为销售收入。如不考虑税金,在填制记账凭证时,将金额2500元误记25000元,多记了22500元,并已入账。其误记会计分录为:

  借:应收票据 25000

   贷:商品销售收入 25000

  为了更正有关账户多记的22500元,就应用红字金额填制一张记账凭证。其分录如下:

  借:应收票据 22500

   贷:商品销售收入 22500

  根据此记账凭证登记入账后,使“应收票据”和“商品销售收入”两科目原来的错误记录都得到了更正。

  3.补充登记法。

  用补记差额来更正账簿记录错误的一种方法。主要适用于记账依据的会计凭证金额有错误,并且错误金额小于应记的金额,导致账簿记录金额少记,而且会计科目及记账方向均无错误的情况下可用此种方法。

  具体做法是:填写一张记账凭证,其会计科目、借贷方向与原始记账凭证一致,但金额为少记金额。并在摘要中注明补记××号记帐凭证少记的金额,并据以记帐。

  例3:收到某购货单位偿还的前欠货款4500元存入银行,在填制记账凭证时,将金额误记为5400元,少记了900元,并已登记入账。更正时,应将少记的900元用蓝字填制一张记账凭证,并登记入账。其补充更正分录是:

  借:银行存款 900

   贷:应收账款 900

  根据此记账凭证登记入账后,使“银行存款”和“应收账款”两科目的原来错误都得到了更正。

  

  1.红字冲销法和补充登记法忌用

  记账凭证不仅是登记明细账的根据,也是汇总登记总账的根据。在同一记账根据的基础上,如果总账未记错,只是某一明细科目记错了数字,如果为更正这一明细科目差错,而采用了红字更正法或补充登记法,势必影响总账发生变动,即将原来的正确数更正为错误数。

  如果记账凭证正确,只是登记入账时发生误记,导致总账和明细科目金额的不一致,在月末结账前可以采用划线更正法进行更正。

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